Pentingnya Analisis Jabatan dalam Pengelolaan Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu faktor penting dalam organisasi. Sumber daya manusia adalah potensi manusiawi sebagai penggerak organisasi dalam mewujudkan eksistensinya. Dalam perkembangannya, organisasi akan menghadapi berbagai permasalahan SDM yang kompleks, oleh karena itu diperlukan adanya suatu sistem pengelolaan yang menangani SDM atau dengan kata lain Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM).

Hal yang menjadi fokus utama dalam MSDM yaitu meningkatkan kinerja organisasi baik dari segi produktivitas, pelayanan maupun kualitas untuk mencapai tujuan utama organisasi. Maka dalam implementasinya, MSDM akan melaksanakan kegiatan-kegiatan yang akan mendukung tercapainya tujuan organisasi. Salah satu kegiatan yang memiliki peranan yang sangat penting dalam MSDM yaitu analisis jabatan. Menurut Dale Yonder, analisis jabatan adalah suatu prosedur untuk memperoleh informasi jabatan secara sistematis. Dalam melaksanakankan analisis jabatan ada beberapa prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan, yaitu:

1. Proses analisis jabatan dilakukan untuk memahami tanggung jawab pada setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi.
2. Objek dari kegiatan analisis ini adalah jabatan, bukanlah si pemegang jabatan yang memangku jabatan tersebut. Meskipun data diperoleh dari si pemegang jabatan (incumbent) melalui pengamatan, wawancara atau pun kuesioner/angket, produk yang menjadi hasil analisis jabatan
3. adalah berupa uraian jabatan (job description) atau spesifikasi jabatan (specifications of the job), bukan suatu uraian tentang orang (description of the person).
4. Jabatan yang akan dideskripsikan kedalam uraian jabatan merupakan jabatan yang sesuai dengan struktur organisasi pada saat ini.

Hal yang senada juga diungkapkan oleh Mondy dan Noe (1993) mengatakan bahwa Analisis jabatan sebagai suatu proses yang sistematik yang menentukan tugas, keterampilan, dan pengetahuan sistematik yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan dalam sebuah organisasi. demikian dengan Dessler (1992) mengatakan bahwa Analisis jabatan sebagai suatu cara dimana kita menentukan tugas-tugas dan sifat sesuatu pekerjaan. Ia juga merupakan proses untuk menentukan jenis pekerjaan (dari skill dan pengalaman) yang akan dipilih untuk mengisi suatu pekerjaan.

Beberapa istilah terkait job analysis yang perlu di pahami adalah :

Unsur merupakan komponen yang paling kecil dari pekerjaan, misalnya memutar, menggosok, menarik, mengangkat, menekan, dan sebagainya.

Tugas merupakan sekumpulan dari beberapa unsur pekerjaan. Tugas merupakan kegiatan fisik atau mental yang membentuk langkah-langkah wajar yang diperlukan dalam pelaksanaan kerja.

Kedudukan (posisi) merupakan sekumpulan tugas yang diberikan kepada seorang pegawai atau pekerja, yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepada seorang pegawai atau pekerja. Jumlah kedudukan di dalam suatu perusahaan atau instansi adalah sama dengan jumlah pegawai atau pekerjanya.

Pekerjaan (occupation) merupakan sejumlah kedudukan (posisi) yang memiliki persamaan kewajiban atu tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan, suatu pekerjaan dapat diduduki oleh satu orang atau beberapa orang yang tersebar di berbagai tempat.

Jabatan (job) merupakan sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lainnya dan pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.

KEGUNAAN ANALISIS JABATAN

Fungsi Administratif, merupakan fungsi yang sangat mendasar dalam perusahaan. Administrasi erat hubungannya dengan dokumen yang berhubungan juga dengan fungsi control dan pengendaliannya. Bagi perusahaan yang telah menggunakan ISO akan sangat membutuhkan hal ini. seluruh fungsi dalam pengelolaan SDM membutuhkan job description dalam melakukan berbagai kegiatan dari rekruitment, seleksi dan penempatan pegawai baru., merancang program pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan, melakukan penilaian dan standar hasil kerja, dan melakukan evaluasi kerja.

Fungsi Maintenance bagi perusahaan dan mempertahankan SDM dalam karirnya di masa yang akan datang dalam perusahaan tersebut. Bagi perusahaan, evaluasi dan pengembangan organisasi menjadi perhatian yang khusus dalam menjawab tantangan kebutuhan bisnis yang sangat kompetitif saat ini. hasil job analysis ini dapat digunakan untuk pengembangan organisasi, perencanaan tenaga kerja, perencanaan karir dan konseling kerjanya

PELAKSANAAN ANALISIS JABATAN

Tahapan Analisis Jabatan

A. Tahap persiapan dan perencanaan

1. Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya
2. Inventarisasi jabatan yang ada disetiap unit kerja yang ada dan disusun berdasarkan hierarki dan diberi kode identifikasi.
3. Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sarana yang diperlukan (misalnya formulir)
4. Membentuk team pelaksana analisis jabatan dan menjelaskan tentang metode pengumpulan dan pengolahan data yang akan digunakan
5. Mengkomunikasikan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan kepada semua pihak (pimpinan dan karyawan perusahaan). Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.

B. Tahap pengumpulan data

1. Informasi yang diperlukan

• Aktivitas tugas, perilaku manusia (kapan, bagaimana, kenapa pekerjaan perlu dilaksanakan)
• Mesin, Peralatan, Perlengkapan, dan alat bantu
• Kondisi Jabatan
• Kebutuhan Personil
• Standar Kerja

2. Metode Pengumpulan Informasi / Data

• Wawancara (individual, kelompok, dengan penyelia)
• Kuesioner (terbuka, tertutup)
• Observasi
• Buku Harian (Log Book)
• Kombinasi

C. Tahap Pengolahan Data, untuk menghasilkan:

• Uraian tugas
• Persyaratan jabatan
• Rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, keputusan perekrutan dan seleksi, penilaian kinerja, evaluasi jabatan yang berkaitan dengan pemberian kompensasi, kebutuhan pelatihan, sistem dan prosedur administrasi pegawai.

HASIL ANALISIS JABATAN

1. Uraian Jabatan (Job Description), memuat:

• Identifikasi jabatan (nama, status, kode, tangal uraian, lokasi jabatan)
• Ringkasan jabatan
• Hubungan, tanggunga jawab, dan kewajiban.
• Wewenang dari pemegang jabatan
• Standar kinerja
• Kondisi Kerja

2. Spesifikasi jabatan (Job Specification) adalah persyaratan jabatan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan.

3. STANDAR KINERJA Adalah job segment yang ditentukan standard minimalnya untuk di sebut Cukup Baik. Standard ini harus menunjukan salah satu atau keempat faktor berikut: Kualitas, Kuantitas, Batas Waktu, Effisiensi Sumber Daya.

Dengan pengelolaan SDM yang terencana dan memiliki system dan ukuran yang jelas akan memudahkan organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan memiliki nilai fairness baik dengan load pekerjaan dan reward yang diterima. (wicaksana, 2011)